WeFact stelt je in staat om automatische incasso aan te bieden aan je klanten, waarbij veel werk uit handen wordt genomen. Hieronder vind je stap-voor-stap hoe je automatische incasso aan kunt bieden aan je klanten en hoe dit proces precies in z'n werk gaat.
Let op: Wil je automatische incasso aanbieden via Mollie in plaats van via je eigen bank? Bekijk dan dit helpartikel over incasseren via Mollie.
Sluit een incasso contract af bij je bank
Neem contact op met je bank om een Europese SEPA incasso contract aan te vragen, zodat je automatische incasso's bij je bank kan uitvoeren.
WeFact biedt ondersteuning voor de normale SEPA incasso en de bedrijven SEPA.
Activeer automatische incasso in WeFact
Ga binnen WeFact in het menu naar "Instellingen". Op de geopende pagina kies je voor het onderdeel "Betaalmogelijkheden". Onderaan de pagina vind je de mogelijkheid om "Ik wil gebruik maken van Europese incasso" in te schakelen. Vul vervolgens het "Incassant ID" in die je van je bank hebt verkregen en het SEPA incassotype. Tevens is het raadzaam om aan te vinken dat je per e-mail een notificatie krijgt wanneer je een incassobatch kan downloaden.
Batches
Voorkeursdagen kunnen ingesteld worden om op vaste dagen van de maand te incasseren. Voordat je een incassobatch mag uitvoeren dien je een vooraankondiging te sturen. Deze vooraankondiging kun je doen in de factuur e-mail naar de klant. Standaard staat deze waarde op '14', maar kun je anders overeengekomen zijn met je klanten.
Let op: bij het bepalen in welke batch een factuur geplaatst moet worden, wordt de rekensom 'datum versturen' + 'vooraankondigingsdagen' = 'eerst mogelijke incassobatch' gebruikt. Stel dat je op 8 januari een factuur verstuurt, dan kan die factuur pas vanaf (8 + 14 dagen vooraankondiging) de 22e in een batch komen.
Limieten
Je incasso contract met de bank kent limieten voor het maximale bedrag van 1 transactie in de batch en een maximaal bedrag voor de totale batch. WeFact kan je helpen herinneren wanneer je deze limieten overschrijft.
Let op: WeFact zal bij het toevoegen van facturen aan batches geen rekening houden met het limiet. Het is puur ter informatie. Je kunt je bank vragen deze limieten te verhogen, zodra dit van toepassing is.
Bankrekening
Je kunt afwijkende bankgegevens opgeven waarmee je de automatische incasso's uitvoert.
Bij de klant de machtiging inschakelen
Wanneer je een klant toevoegt of bewerkt vind je een tabblad "Bank en machtiging". Hier kun je de bankgegevens van de klant invoeren. Indien de klant een machtiging heeft afgegeven kun je van deze bankrekening incasseren door hier "Automatische incasso" aan te vinken.
De volgende velden verschijnen:
Machtigingskenmerk
Deze wordt automatisch ingevuld. Heb je reeds een machtigingskenmerk met deze klant, vul deze dan in.
Datum van ondertekening
De datum dat de klant een machtiging heeft afgegeven.
Incasso toepassen op
Voorkeursinstelling van facturen waarop incasso moet worden toegepast.
Facturen worden toegevoegd aan een batch
Indien er bij een klant geïncasseerd mag worden, wordt een factuur automatisch toegevoegd aan de eerst mogelijke incassobatch. Het toewijzen aan welke batch, gebeurt pas op het moment dat de factuur verstuurd wordt, omdat in deze e-mail ook de vooraankondiging dient opgenomen te worden dat het bedrag afgeschreven wordt.
Je hebt hier verder geen omkijken naar, WeFact regelt het maken en indelen van de incassobatches voor je. Je hebt altijd de mogelijkheid, zolang de incassobatch nog in concept is (en dus niet gedownload), om facturen uit een incassobatch te halen of door te schuiven naar een volgende incassobatch.
Batch downloaden en importeren bij je bank
De incassobatch dient voor de uitvoerdatum geïmporteerd te worden bij je bank. Dit aantal dagen is afhankelijk van het aantal verwerkingsdagen die de bank hanteert.
Wanneer de batch gedownload kan worden, zal dit middels een melding zichtbaar zijn in de administratie. Ook zal je per e-mail een notificatie ontvangen, mits je dit hebt ingesteld. Je kunt de batch downloaden en het bestand (in PAIN formaat) bij je internetbankieren importeren.
Transacties binnen WeFact verwerken
Communicatie richting de klant
De standaard huisstijl is al volledig ingericht en communiceert de incassodatum in de factuur PDF en e-mail. Eventueel is dit aan te passen in de huisstijl.
Tip:
Maak je gebruik van Exact online dan kun je ook incassobatches exporteren. Meer informatie lees je in het volgende help-artikel: Exact Online: incassobatches.
Maak je gebruik Twinfield dan kun je ook incassobatches exporteren. Meer informatie lees je in het volgende help-artikel: Twinfield: automatische incasso.