WeFact stelt je in staat om automatische incasso aan te bieden aan je klanten via Mollie. Hieronder vind je stap voor stap hoe je automatische incasso via Mollie instelt en hoe het proces in z'n werk gaat.
Kosten
Mollie brengt kosten in rekening voor het uitvoeren van automatische incasso's en eventuele storneringen. De actuele tarieven vind je op de Mollie-website.
Gebruik je géén Mollie, maar wil je wel automatische incasso’s aanbieden via je eigen bank? Bekijk dan dit helpartikel over incasseren via je bank.
Stap 1: Mollie koppelen en SEPA-incasso activeren
Gebruik je Mollie nog niet óf wil je SEPA-incasso toevoegen aan je bestaande Mollie-account? Volg dan onderstaande stappen.
Nieuw bij Mollie?
Ga in je administratie naar “Instellingen” en kies “Betaalmogelijkheden”.
Klik op "Starten met online betalingen".
Volg de stappen om een Mollie-account aan te maken of te koppelen. Tijdens dit proces vink je SEPA-incasso aan als betaalmethode.
Zodra de koppeling is voltooid, keer je terug naar WeFact.
Selecteer het juiste websiteprofiel en kies bij “Hoe wil je automatische incasso gebruiken?” voor Incasso via Mollie.
Tip: Bekijk deze video over het opzetten van een Mollie-account.
Heb je al een gekoppeld Mollie-account?
Ga in je administratie naar “Instellingen” en kies “Betaalmogelijkheden”.
Klik op de blauwe knop "Mollie Dashboard".
Activeer SEPA-incasso in je Mollie-account via het overzicht van betaalmethodes. Je doet dit door op het plusteken naast SEPA-incasso te klikken.
Ga daarna terug naar WeFact en kies bij “Hoe wilt je automatische incasso gebruiken?” voor "Incasso via Mollie".
Activatie door WeFact
Zodra je SEPA incasso hebt ingeschakeld in je administratie, vraagt WeFact automatisch goedkeuring aan bij Mollie. Deze controle duurt tot 3 werkdagen. Je ontvangt een e-mail zodra de activatie is afgerond. De status is ook te volgen via de instellingenpagina in WeFact.
Voorkeursdagen en vooraankondiging
Je kunt voorkeursdagen instellen om op vaste momenten van de maand te incasseren, bijvoorbeeld op de 1e en 15e van de maand.
Voorbeeld: Je verstuurt op 8 januari een factuur. Bij een vooraankondiging van 14 dagen, kan deze worden geïncasseerd op 22 januari.
Stap 2: Klant machtiging laten afgeven
Zodra SEPA-incasso is geactiveerd, kun je per klant automatische incasso inschakelen. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden: per e-mail of handmatig.
Ga naar de klant en klik op “Bewerken”.
Ga naar het tabblad “Bank en incasso”.
Vul eventueel de bankgegevens van je klant in. (Zie onderstaande opties.)
Vink "Automatische incasso" aan.
Je ziet nu twee opties onder “Machtiging aanmaakmethode”.
Optie 1: Machtigingsverzoek per e-mail sturen
WeFact stuurt automatisch een e-mail naar je klant met een machtigingsverzoek. De klant voert vervolgens een betaling van € 0,05 uit. Na een succesvolle betaling wordt de machtiging automatisch geregistreerd, inclusief IBAN, datum en machtigingskenmerk.
Let op: net als de bank brengt Mollie kosten in rekening per transactie. Dit geldt ook voor het afgeven van de digitale machtiging door de klant. Dit wordt gezien als een transactie en wordt daarom ook in rekening gebracht.
Optie 2: Machtiging handmatig aanmaken
Heeft je klant de machtiging op een andere manier afgegeven, bijvoorbeeld schriftelijk? Kies dan de optie "Maak handmatig een machtiging aan", vul de machtigingsgegevens en bankgegevens in en sla de bewerking op.
Let op!
Een SEPA-machtiging hoort altijd bij één vast rekeningnummer. Zodra het IBAN van een debiteur wijzigt, is de oude machtiging niet meer geldig — ongeacht of de incasso via Mollie of via de eigen bank loopt. Er moet dus altijd een nieuwe machtiging komen voordat er weer geïncasseerd kan worden.
Stap 3: Facturen automatisch laten incasseren
Een factuur wordt automatisch toegevoegd aan een incassobatch op het moment dat je de factuur verstuurt.
Limieten
De limiet per factuur die via Mollie wordt geïncasseerd, is € 1.000. Je kunt deze limiet per aanvraag bij Mollie verhogen naar € 5.000. Lees hier hoe je dat kunt doen.
Stap 4: Incasso automatisch verwerken
Op de verwerkingsdatum wordt de batch automatisch aangeleverd bij Mollie. Vervolgens wordt het bedrag bij je klant geïncasseerd en wordt de factuur in WeFact automatisch op betaald gezet. Meestal zie je de terugkoppeling hiervan binnen 12 uur, maar de volledige verwerking kan 1–2 werkdagen duren.
Batches bewerken
Wanneer de batch de status “Actueel” heeft, kun je facturen nog uit de batch verwijderen of naar een andere batch verschuiven. Dit kan tot 2 dagen voor de verwerkingsdatum. Hierna is de batch definitief.
Stap 5: Verwerking van storneringen
Indien een incasso mislukt, wordt dit automatisch verwerkt in WeFact. In het batchoverzicht zie je welke facturen succesvol zijn geïncasseerd en welke zijn mislukt. De betaalstatus is ook terug te vinden in de historie van losse facturen.
Via het menu "Instellingen", onderdeel "Betaalmogelijkheden", bepaal je wat er moet gebeuren met mislukte incasso's:
Facturen opnemen in een nieuwe batch.
Facturen niet meer incasseren.
Niets meer incasseren bij de betreffende debiteur.
Verwerken van terugboekingen
Wanneer je klant het geïncasseerde bedrag terugboekt, wordt dit ook getoond in WeFact. Je dient in dit geval zelf contact op te nemen met je klant.
Tip:
In dit helpartikel lees je hoe je Mollie-transacties in de boekhouding verwerkt.