WeFact maakt voor het ontvangen van betalingen gebruik van Mollie. Bijvoorbeeld bij betalingen via iDEAL of automatische incasso’s. Op het moment dat je klant betaalt of wanneer een incasso succesvol is uitgevoerd, wordt dit automatisch in WeFact verwerkt. De factuur krijgt dan de status "betaald". Mollie zorgt er vervolgens voor dat het bedrag aan je wordt uitbetaald. Daarbij worden de transactiekosten automatisch door Mollie ingehouden.
Uitbetaling verwerken in de boekhouding
Om deze Mollie-transacties correct te verwerken in de boekhouding zijn handmatige actie vereist:
Zorg ervoor dat je een tussenrekening hebt in je boekhouding. Deze gebruik je om de batchbijschrijving op je bankrekening te verwerken die je vanuit Mollie ontvangt.
We raden aan om Mollie als aparte bank aan te maken in je boekhoudpakket, net zoals je dat zou doen voor een Rabobank-, ING- of ABN AMRO-rekening.
In je Mollie-account kun je het MT940-bestand downloaden. Dit is een bankafschrift van alle Mollie-transacties, inclusief transactiekosten.
Importeer dit MT940-bestand in het boekhoudpakket bij de Mollie-bank. De transacties kun je vervolgens afletteren tegen de facturen. Elke betaling of incasso bevat namelijk het factuurnummer, waardoor je gemakkelijk kunt matchen.
De transactiekosten van Mollie worden als aparte banktransacties weergegeven. Deze kun je bijvoorbeeld boeken op je rekening voor bankkosten, net zoals je dat doet bij kosten van andere banken.
Let op: In WeFact worden facturen die zijn betaald via iDEAL of incasso automatisch op "betaald" gezet. In de boekhouding staan de facturen dan nog open. Er verschijnt hiervoor geen exportfoutmelding. WeFact houdt hier rekening mee zodat dit niet dagelijks bijgewerkt hoeft te worden.Raadpleeg eventueel je accountant of boekhouder om dit voor te regelen.