Volgens de regels van de Belastingdienst dien je als ondernemer je administratie 7 tot 10 jaar te bewaren. Tijdens het gebruik van WeFact kun je natuurlijk alle data raadplegen, maar ook wanneer je stopt kun je WeFact blijven gebruiken als archief om aan de bewaarplicht te voldoen.
Behoud toegang tot je administratie
Wanneer je de administratie opzegt, kun je in het opzegscherm kiezen om je WeFact administratie om te zetten naar een “WeFact archief” omgeving. Je behoudt toegang tot je administratie maar met gelimiteerde functionaliteiten. Een groot voordeel is dat je snel, makkelijk en overzichtelijk de nodige informatie kan raadplegen.
Een archief administratie kost € 2,50 per maand (enkel af te nemen per jaar).
Een archief omgeving houdt in dat er geen data gewijzigd, verwijderd of aangemaakt kan worden. Wel kunnen er nog medewerkers toegevoegd of verwijderd worden. Een eventuele koppeling met Peppol, de bank en/of een boekhoudpakket zal automatisch uitgeschakeld worden bij het starten van een archiefomgeving.
Geen archiefomgeving gekozen
Wanneer je bij het opzeggen niet kiest voor het omzetten naar een WeFact archiefomgeving, wordt je administratie beëindigd en zullen de gegevens uiteindelijk verwijderd worden. Wil je je gegevens bewaren, dan dien je deze zelf te exporteren direct nadat je de administratie opzegt. Start je later opnieuw met WeFact, dan begin je met een lege administratie.
Archief omgeving weer actief maken
Het is mogelijk om een WeFact archief omgeving weer om te zetten naar een actieve WeFact omgeving. Dit doe je door in je WeFact omgeving rechtsbovenin naar het "Administratieoverzicht" te gaan en bij het instellingenicoontje van de administratie te kiezen voor “Archiveren ongedaan maken”