Een creditfactuur maak je om een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk te corrigeren. Bijvoorbeeld wanneer een product wordt geretourneerd, een bedrag niet klopt of een deel van de factuur komt te vervallen.
Een creditfactuur bevat negatieve bedragen waarmee het bedrag van de oorspronkelijke factuur wordt gecorrigeerd.
Let op: Een verzonden factuur mag volgens de Belastingdienst niet worden aangepast. Daarom maak je een aparte creditfactuur aan. De oorspronkelijke factuur blijft bestaan.
Hoe maak ik een creditfactuur?
Je kunt op twee manieren een creditfactuur aanmaken:
1. Een bestaande factuur volledig of gedeeltelijk crediteren
Open de factuur die je wilt crediteren en klik bovenaan op "(Gedeeltelijk) crediteren". Er verschijnt een venster waarin je kunt kiezen voor:
De gehele factuur crediteren.
De factuur gedeeltelijk crediteren.
De gehele factuur crediteren
WeFact maakt automatisch een creditfactuur aan waarmee het volledige factuurbedrag wordt gecorrigeerd. De creditfactuur bevat hetzelfde bedrag als de oorspronkelijke factuur, maar dan negatief.
Is de factuur al gedeeltelijk gecrediteerd? Dan wordt alleen het resterende bedrag gecrediteerd. De nieuwe creditfactuur verwijst naar de eerder aangemaakte creditfacturen.
De factuur gedeeltelijk crediteren
Je bepaalt zelf welke factuurregels je wilt crediteren en past per regel het aantal en/of de prijs per stuk aan.
WeFact maakt vervolgens automatisch een creditfactuur aan met negatieve bedragen voor de geselecteerde regels.
Let op: Vul het aantal en/of de prijs per stuk in dat je wilt crediteren. Vul dus niet het aantal of bedrag in dat na het crediteren op de oorspronkelijke factuur moet overblijven.
Wat gebeurt er met de oorspronkelijke factuur?
De oorspronkelijke factuur blijft bestaan. WeFact verwerkt het gecrediteerde bedrag automatisch als deelbetaling op deze factuur. Hierdoor wordt bij herinneringen en aanmaningen rekening gehouden met het juiste openstaande bedrag.
Wordt de factuur volledig gecrediteerd? Dan krijgt de oorspronkelijke factuur de status "Vervallen" en staat deze niet meer tussen de nog te betalen facturen.
Eventuele creditfacturen zijn altijd terug te vinden aan de rechterkant van de oorspronkelijke factuur, onder "Corresponderende creditfacturen'.
2. Handmatig een creditfactuur aanmaken
Je kunt ook zelf een creditfactuur aanmaken:
Maak een nieuwe factuur aan zoals je gewend bent.
Vul de bedragen negatief in.
Verwijs indien nodig naar de oorspronkelijke factuur door het factuurnummer te vermelden.
Klik rechtsboven op de factuurstatus "Concept" en selecteer "Creditfactuur".
Sla de creditfactuur op.
Let op: Alleen negatieve bedragen maken een factuur nog geen creditfactuur. De factuur moet ook de status 'Creditfactuur' hebben. Bij het crediteren van een bestaande factuur wordt deze status automatisch toegepast.
Maak je handmatig een gedeeltelijke creditfactuur aan voor een bestaande, verzonden factuur in WeFact? Dan moet je ook een deelbetaling verwerken op de oorspronkelijke factuur, zodat het juiste bedrag open blijft staan.
Lees hiervoor: Hoe kan ik een deelbetaling verwerken?
Een factuur opnieuw crediteren
Is een factuur al gedeeltelijk gecrediteerd en klik je opnieuw op "(Gedeeltelijk) crediteren"? Dan zie je in het venster:
Het oorspronkelijke factuurbedrag.
De eerder aangemaakte creditfacturen.
Het bedrag dat nog gecrediteerd kan worden.
Zo zie je wat er al is gecrediteerd en kun je voorkomen dat je per ongeluk hetzelfde bedrag nogmaals crediteert.
Het overzicht is informatief. Je kunt nog steeds bewust een hoger bedrag crediteren dan het oorspronkelijke factuurbedrag.