Het kan voorkomen dat je als ondernemer meerdere bankrekeningen gebruikt, bijvoorbeeld voor verschillende bedrijfsonderdelen. In WeFact is er geen aparte variabele per rekeningnummer, maar je kunt dit eenvoudig oplossen door met meerdere huisstijlen te werken.
Stap 1: Extra huisstijl aanmaken
Ga in WeFact naar "Instellingen" submenu "Huisstijl"
Klik rechtsboven bij "Welke huisstijl wil je bewerken" op "nieuwe huisstijl toevoegen".
Geef de nieuwe huisstijl een duidelijke naam.
Kies of je een bestaande huisstijl wilt kopiëren als basis, of een blanco variant wilt starten.
Klik op "Bevestigen".
Stap 2: Het rekeningnummer handmatig invullen
In de lay-out wordt standaard het bankrekeningnummer weergegeven via de variabele [bedrijf_reknummer]. Omdat er geen tweede variabele beschikbaar is, kun je deze vervangen door het gewenste rekeningnummer te typen.
Open in de nieuwe huisstijl het pdf-document van de factuur en vervolgens het tekstvak waarin jouw bedrijfsgegevens of betaalinformatie staat.
Zoek naar de variabele [bedrijf_reknummer].
Verwijder deze variabele en typ op die plek het rekeningnummer dat je op deze factuur wilt tonen.
Let op: het rekeningnummer kan op verschillende plekken in de lay-out voorkomen, afhankelijk van hoe jouw huisstijl is opgebouwd. Vaak staat het bovenaan bij de bedrijfsgegevens én onderaan bij de betaalconditie of is het onderdeel van het briefpapier dat als PDF is toegevoegd. In dat laatste geval dien je het briefpapier zelf aan te passen en opnieuw te uploaden.
Stap 3: E-mailberichten aanpassen
Naast de lay-out is het belangrijk dat ook het juiste bankrekeningnummer wordt vermeld in de e-mails die je verstuurt, zoals bij een factuur of herinnering.
In de huisstijl vind je aan de rechterkant de e-mailberichten.
Open het e-mailbericht van de factuur.
Zoek in de tekst naar de variabele [bedrijf_reknummer].
Verwijder deze variabele en typ hier het rekeningnummer dat hoort bij de nieuwe huisstijl.
Sla de bewerking op.
Herhaal deze stappen indien nodig ook voor de e-mailberichten van:
Offerte
Herinneringen
Aanmaning
Zo zorg je ervoor dat het juiste bankrekeningnummer niet alleen op de factuur zelf, maar ook in de bijbehorende communicatie zichtbaar is.
Let op bij gebruik van Mollie:
Als je gebruikmaakt van een betaallink via Mollie in het e-mailbericht, verwijder deze dan ook. De betaallink is gekoppeld aan het rekeningnummer dat is ingesteld in jouw Mollie-account en wijkt mogelijk af van het rekeningnummer dat je in deze huisstijl wilt gebruiken.
Stap 4: De juiste huisstijl kiezen bij het maken van de factuur
Wanneer je een nieuwe factuur maakt, kun je zelf kiezen welke huisstijl je wilt gebruiken. Kies hier de huisstijl met het juiste bankrekeningnummer, zodat dit op de factuur en in de bijbehorende e-mail goed wordt weergegeven.
Tip:
Per klant kun je een voorkeurshuisstijl instellen. Ga naar de betreffende klant, klik op "Klant bewerken", open het tabblad "Instellingen" en kies de gewenste huisstijl. Deze wordt automatisch gebruikt bij elke nieuwe factuur van deze klant.